A vevő szempontjainak megértése

A vállalatok erőforrásainak jelentős részét a beszerzés köti le, ennélfogva a beszerzés egy stratégiai jellegű tevékenység. Jellemző a szakosodás, hiszen ezáltal sokkal jobban tudja tevékenységét összepontosítani a vállalkozás egy adott területre, ugyanakkor megnövekszik a beszállítóktól való függősége is. Mindezek mentén a beszállítókkal való kapcsolat szerepe felértékelődik, amelyben egy gyártó vállalat esetén kiemelt jelentősége van a „just in time” alkalmazásának, valamint a TQM rendszerek bevezetésének.

 

Az ajánlat dimenziói

 

A szállítás tartalma

Azt mutatja meg, hogy a vállalkozás milyen mértékben támaszkodik a beszállítóira, amikor az ajánlatot fogalmazza meg a vevő számára. Egyes vállalatok magasabb hozzáadott értékkel dolgoznak, ami esetén alacsony a beszállítók teljesítménye, míg más vállalatok nagyban támaszkodnak a beszállítóikra.

Példák

1) Az építőiparban a generálkivitelezők sok esetben a tervezési, koordinálási és ellenőrzési feladatokat látják el és csak kevés olyan folyamatban vesznek aktívan részt, amely szorosan a ház építéséhez kapcsolódna. Gyakran beszállító végzi az alapozást, a falazást, a villanyszerelést, a burkolást, az épület tervezését, az épületgépészeti tevékenységet vagy akár a festést. Vagyis az építkezés során a munkafolyamatok jelentős részét a beszállítók végzik el, viszont a generálkivitelező az, aki megfogalmazza az ajánlatot a vevők számára és az értékesítési és adminisztrációs tevékenységet lebonyolítja. Ez nem zárja ki, hogy akár a munka jelentős részét is a generálkivitelező lássa el, ugyanakkor ezen a területen gyakran beszállítókra támaszkodva építik fel az épületeket. Ez esetben magas a beszállítók hozzáadott értéke.

2) Az előző példával szemben egy piackutató vállalat, amikor ajánlatot ad egy másik vállalkozás számára, akkor nagy valószínűséggel kevésbé támaszkodik beszállítókra. Elképzelhető, hogy a kérdőívezést és/vagy adatrögzítést kiszervezi egy beszállító számára, ugyanakkor a kérdőív fejlesztését, az adatok elemzését és tanulmány megírását már saját maga fogja ellátni, vagyis alacsony a beszállítók hozzájárulása a teljes munkához viszonyítva. Ez esetben a hozzáadott érték jelentős része a piackutató vállalkozásé.

 

A beszállítói bázis szerkezete

Ez a vevő beszállítói portfoliójának szerkezetére utal. A beszállítói bázis szerkezete esetén a következőket mérlegeljük: mennyi beszállítóval dolgozik a vevő és ezen beszállítók mekkora volumenben szállítanak be a vállalkozás számára? Míg néhány beszállító a teljes beszerzés 60-70%-át teszi ki, addig az összes többi csupán 30-40%-ot. Ez esetben aránytalanság figyelhető meg, ami alapvetően nem jelent feltétlenül problémát, hiszen eltérő fontosságúak lehetnek az egyes beszállítók.

Példák

Egy bútorokat gyártó vállalat esetén a fa alapanyagok és alkatrész beszállítók költségei jelentős részt képviselnek a beszállítók számára kifizetett költségek tekintetében, ugyanakkor a bútorok tervezésével megbízott külsős dizájner vállalkozás díjai ennek töredékét képviselik. Viszont a tervezéssel megbízott vállalkozás egy fontos beszállító – tekintve a tervek egyediségét.

 

A beszállítói kapcsolatok természete

A beszállítókkal való kapcsolatok esetén a vállalkozás törekedhet magas vagy pedig alacsony bevonódási szint kialakítására. Ez elsősorban attól függ, hogy a vállalkozás tevékenysége során mennyire fontos a szoros kapcsolattartás a beszállítóval. Amennyiben a beszállítónak is részt kell vennie a vállalkozás által készített ajánlat tervezésében, kidolgozásában, akkor értelemszerűen magas bevonódási szintre van szükség, amennyiben pedig nem, vagy a beszállító teljesítése könnyen automatizálható, akkor alacsony bevonódási szint is elegendő.

 

A vevő problémái

 

Racionalizálás

A racionalizálás abból indul ki, hogy a vevő mindennapi tevékenységét a lehető leghatékonyabban és leggazdaságosabban szeretné végezni. A vállalati működés során többször fordul elő, hogy felmerül a változtatás igénye. Például egy adott folyamatot kiszervezzen-e a vállalkozás vagy a már meglévő beszerzésein esetleg változtasson annak érdekében, hogy hatékonyabban tudjon működni és/vagy költségeket takarítson meg.

Példák

Manapság egyre több telekommunikációs vállalat az internet, telefon és kábeltévé bekötését már nem saját maga, hanem alvállalkozók segítségével köti be. Sőt, gyakran a karbantartás, javítás és üzemeltetés (MRO – maintenance, repair, operations) tevékenységeket is beszállítókra bízza. Ennek oka elsősorban az, hogy erre szakosodott vállalkozások hatékonyabban tudják ellátni ezeket a feladatok, valamint szerződéseikben teljesítményalapú elszámolást is ki tudnak alakítani. Ezáltal nemcsak költségeket tud csökkenteni a vállalkozás, hanem a hatékonyságot is növelni tudja.

 

Fejlesztés

A vállalat problémáinak forrása valamilyen fejlesztési szükségletre irányulhat. Mivel a vállalatok egyre inkább valamilyen területre specializálódnak, így a fejlesztési tervek esetén egyrészt nem lehet kihagyni a meglévő beszállítókat, másrészt pedig egyre többször támaszkodnak a vállalkozások belső fejlesztések helyett olyan fejlesztési lehetőségek azonosítására, amelyet külsős vállalkozások dolgoznak ki számukra.

Példák

Egy gyárüzem szeretne olyan kamerarendszert telepíteni az üzem területén, amelynek képét élőben lehet követni egy vagyonőr szolgáltatásra szakosodott vállalkozás telephelyén, ahol a megbízott vállalkozás 0-24 órában felügyelni tudja a telephelyet. A gyárüzemnek ebbe a fejlesztésbe be kell vonnia azt az informatikai céget is, amelyik a gyár informatikai rendszerét építette ki és biztosítja a hálózat üzemeltetését. Erre azért van szükség, mert csak az informatikai cég képviselői tudják, hogy a rendszer alkalmas-e kifelé történő kommunikációra, a sávszélesség tudja-e biztosítani a fullHD videók közvetítését, valamint a kamerarendszer beilleszthető-e a jelenlegi infrastruktúrába.

 

A beszerzés módja

A vevőnek lehetősége van egyrészt meglévő beszállítói kapcsolatain keresztül keresnie megoldást a problémájára, valamint a meglévő kapcsolatokon kívül is.

A vevő gyakran azért keres a meglévő kapcsolatain belül megoldást a problémáira, mivel ez nem jár jelentősebb erőforrás ráfordítással, hiszen már ismeri a beszállítóit, folyamatosan kapcsolatot tart velük. Sőt, elsősorban a magas bevonódási szinttel rendelkező beszállítók körében kezdi feltárni, hogy tudnak-e segítséget nyújtani a probléma megoldásában. Ezzel szemben az alacsony bevonódási szinttel jellemezhető beszállítói kapcsolatok esetén kevés az interakció és alacsony koordinációra van szükség. Ez esetben a vevő kiküszöbölheti a magas bevonódási szinttel járó költségeket, ugyanakkor „megszokásból” hosszútávú kapcsolatok alakulhatnak ki.

Egyes esetekben a vevő viszont a meglévő beszállítói kapcsolatain kívül keres megoldást, még akkor is, ha ez további idő- és anyagi ráfordítással jár számára. Ennek okai a következők lehetnek:

• új problémával szembesül, amellyel kapcsolatban nincs előzetes tapasztalata
• a körülmények változnak meg (vevői igények változnak, versenytársak innovatív megoldással jelennek meg a piacon)
• nincs megelégedve a jelenlegi beszállítókkal
• a beszállító szakítja meg a kapcsolatot

A beszállítói kapcsolatok szintje

A vállalat nem teheti meg, hogy minden beszállítójával ugyanolyan gyakran tartja a kapcsolatot, így a beszerzett termék / szolgáltatás jellegétől és a vállalkozás életében betöltött szerepétől függően változó bevonódási szintet alkalmaz az egyes beszállítók esetén.

Alacsony bevonódási szint

Akkor tud jól működni, ha a vevő által igényelt termék / szolgáltatás viszonylag egyértelműen leírható és könnyen lehet versenyhelyzetet kialakítani a potenciális beszállók között (mert például a termék homogén). A vevő gyakran az árat helyezi előtérbe a beszerzése során és úgy gondolja, hogy könnyen helyettesíthető a beszállító. Kevés energiát szeretne fektetni a kapcsolatban, mert gyakran a beszerzett termék / szolgáltatás nem játszik kiemelt szerepet a működésében és / vagy a beszállító könnyen lecserélhető.

Példák

A vállalkozás azt tapasztalja, hogy a munkavállalók nem tudják megfelelően tisztán tartani az irodát, ezért megbíz egy irodai takarításra specializálódott vállalkozást az irodahelyiségek tisztán tartására. A vállalkozás nem szeretne sok energiát erre fordítani, így egy egyszeri alkalommal árajánlatot kér több takarító vállalkozástól, akiknek az árajánlatai alapján döntést hoz és a nyertes ajánlattevővel 1 éves szerződést köt. A szerződésben egyértelműen leírják, hogy mely irodahelyiségeket kell takarítani és milyen rendszerességgel. Ahogy a példán is látszik, viszonylag könnyen definiálhatóak az elvárások, valamint a vállalkozás életében is nem elsődleges kérdés a takarítás, továbbá ha a takarító vállalkozás nem végzi megfelelően a munkáját, akkor könnyen kereshet másik beszállítót a vállalkozás.

Magas bevonódási szint

Egyes tevékenységek esetén magas bevonódási szintet követel meg a zavartalan működés mind a vevő, mind pedig a beszállító részéről. Magas bevonódási szint esetén az interakció aránya magas, valamint mindketten jelentős erőforrást fektetnek a kapcsolat fenntartásába. Ennélfogva a beszállító helyettesítése viszonylag nehezebb, tevékenységüket szorosan összehangolják.

Példák

A vállalkozás úgy dönt, hogy a marketing tevékenységét egy marketing ügynökség bevonásával fejleszti. Ez esetben folyamatos kapcsolattartásra van szükség mindkét fél részéről, ráadásul az online aktivitással kapcsolatban az egyes platformokat az ügynökség rendszereivel össze kell hangolniuk. Az együttműködés nyomán kialakult sablonok (bannerek, arculat, kimutatások, stb.), valamint a bevezetett kommunikációs csatornák segítségével egyre hatékonyabb a munkavégzés, ezáltal az ügynökség leváltása is nehezebb a vállalkozás számára.